Что такое отказное письмо
Отказное письмо - это письмо органа по сертификации о том, что ваш товар не подлежит обязательной сертификации или декларированию. Орган смотрит код ТН ВЭД, описание и состав товара, сверяет их с техническими регламентами ЕАЭС и пишет вывод: подтверждать соответствие этому товару не нужно. Испытаний при этом не проводят.
Важно понимать статус. Отказное письмо - не документ о соответствии вроде сертификата или декларации: его нет в техрегламентах и нет в государственных реестрах. Это информационное письмо, которое объясняет, почему у товара нет обязательного документа. Поэтому оно работает только там, где обязательного документа действительно нет.
| Документ | Когда нужен | Есть в госреестре |
|---|---|---|
| Сертификат соответствия | товары повышенного риска по техрегламентам: детские, часть электрики, часть автозапчастей | да |
| Декларация о соответствии | товары, где регламент допускает декларирование: часть одежды, посуда, автохимия | да |
| Свидетельство о госрегистрации (СГР) | часть косметики, бытовой химии, БАДы | да |
| Отказное письмо | товар не подпадает под обязательное подтверждение соответствия | нет |
Чем отказное письмо отличается от «отрицательного решения»: отказное письмо говорит «документ не нужен», а решение об отказе в выдаче сертификата - «товар не прошел проверку». С первым продавать можно, со вторым нельзя, пока товар не приведут в соответствие.
Когда отказное письмо требуют маркетплейсы
С 1 октября 2026 года действует закон о платформенной экономике (№ 289-ФЗ): маркетплейсы обязаны проверять разрешительные документы в карточках и не допускать к продаже товар без нужного сертификата или декларации. Проверку ведут по госреестрам: совпадает ли код товара с записью реестра и действует ли документ. Отказное письмо в этой проверке не участвует - его в реестре нет. Поэтому площадки работают с ним по-разному.
| Площадка | Что делать, если документ товару не нужен | Зачем все равно нужно письмо |
|---|---|---|
| Wildberries | в карточке отметить, что документы не требуются; по инструкции WB от 2 октября 2026 года само письмо органа в поле документов не загружают | если карточку все же заблокировали или покупатель запросил документ - письмо доказывает, что товару документ не нужен |
| Ozon | в разделе сертификатов кабинета загрузить документ и привязать к нему товары; для товаров вне обязательной сертификации Ozon принимает письмо органа о том, что документ не нужен | срок на загрузку и привязку указан в уведомлении Ozon, в практике GreenMP он был 7 дней; после него товары скрывают |
| Другие площадки | порядок свой, сверяйте со справкой | покупатель вправе запросить документ на любой товар |
Отметка «не требуются» и письмо работают только для честного случая. Если товару нужна декларация, а в карточке стоит «не требуются», карточку заблокируют, а за продажу без обязательного документа предусмотрена административная ответственность. Какие документы нужны на Wildberries, разобрано на странице о маркировке и сертификации для WB.
На какие товары дают отказное письмо
Письмо получают на товары, которые не попадают ни под один технический регламент ЕАЭС и не входят в перечни обязательной сертификации. Решает не категория на маркетплейсе, а код ТН ВЭД и состав товара.
- Обычно хватает письма: декор для дома, сувениры, товары для хобби и творчества, часть канцелярии для взрослых, часть автоаксессуаров (декор, тросы, щетки), антиквариат, часть товаров для взрослых.
- Зависит от материала и назначения: бижутерия и галантерея, товары для дома. Одна и та же «шкатулка» может быть декором, а может контактировать с пищей - тогда нужна декларация.
- Письмо не подойдет: детские товары и игрушки, электротовары от сети, посуда и все, что контактирует с пищей, косметика и бытовая химия, большая часть одежды, текстиля и автозапчастей.
Общее правило: чем выше риск для здоровья - дети, электричество, контакт с кожей и пищей, - тем строже документ. Обязательная маркировка «Честного знака» - отдельная история: она зависит от товарной группы и не отменяется письмом. Подробно - в гайде по маркировке «Честный знак».
Как получить отказное письмо: пошагово
- Определите код ТН ВЭД каждого товара. Ошибка в коде - главная причина неверного письма: с другим кодом товар может попасть под регламент.
- Выберите орган по сертификации в реестре аккредитованных лиц Росаккредитации. Проверьте, что аккредитация действует и охватывает вашу группу товаров.
- Отправьте заявку: реквизиты вашего ИП, компании или самозанятого, наименование и описание товара, состав и материалы, назначение, фото, производитель, код ТН ВЭД.
- Дождитесь анализа. Орган сверяет товар с техрегламентами и перечнями. Образцы обычно не нужны, срок - от одного до нескольких рабочих дней.
- Проверьте письмо по списку ниже до того, как заплатить за весь ассортимент.
- Используйте по правилам площадки: на Ozon - загрузите и привяжите к товарам, на WB - отметьте в карточке, что документы не требуются, а письмо храните на случай спора.
Самозанятый не может быть заявителем декларации или сертификата - для этого нужен ИП или компания. Письмо самозанятому оформить можно, но помните: товары с обязательной сертификацией и маркировкой самозанятым продавать нельзя в любом случае.
Что должно быть в отказном письме
Письмо оформляется на бланке органа и проверяется глазами за минуту. В нем должны быть:
- наименование органа по сертификации и номер его аттестата аккредитации;
- исходящий номер и дата письма;
- заявитель - ваше ИП или компания, а не поставщик и не фабрика;
- перечень товаров с наименованием, как в карточке, и кодом ТН ВЭД каждого;
- ссылки на технические регламенты и перечни, которые орган проверил;
- прямой вывод, что товар не подлежит обязательному подтверждению соответствия;
- подпись руководителя и печать (или электронная подпись).
Наименование товара в письме должно совпадать с тем, что вы продаете. Письмо на «изделия декоративные» без кода и перечня при споре почти ничего не доказывает.
Сколько стоит отказное письмо и сколько оно действует
Единой цены нет: ее назначает орган по сертификации, и она зависит от числа позиций, количества разных кодов ТН ВЭД и сложности классификации. В открытых прайсах центров сертификации письмо стоит от 3 000 ₽ и готовится за 1-3 рабочих дня. Запрашивайте 2-3 предложения на ваш конкретный перечень.
- Считайте на перечень, а не на штуку. Если орган берет за позицию, 30 артикулов одного кода выгоднее оформить одним письмом с перечнем, чем тридцатью письмами.
- Сравнивайте с ценой ошибки. Карточка, скрытая за документы, держит на складе остаток: 500 штук по себестоимости 400 ₽ - это 200 000 ₽, замороженных до разблокировки, плюс платное хранение.
- Срок действия. Закон срок не устанавливает: письмо верно, пока не изменились регламенты и перечни. Многие органы указывают дату, площадка или покупатель могут попросить свежий документ. Перепроверяйте письма раз в год и при изменении регламентов вашей группы.
Поддельные отказные письма: как не попасться
Поддельное или ошибочное письмо опаснее, чем его отсутствие: товар продается, пока не придет проверка, а потом блокируется весь ассортимент, оформленный по нему. Признаки, что письмо не сработает:
- «готово за 15 минут» без вопросов о составе и назначении товара;
- органа нет в реестре Росаккредитации или аккредитация не охватывает вашу группу товаров;
- в письме чужое юрлицо, нет кодов ТН ВЭД или один код на разные товары;
- письмо обещают на товар, для которого нужна декларация: «отказное вместо декларации дешевле».
Последствия: карточку скрывают, остаток стоит на складе, а за продажу продукции без обязательного подтверждения соответствия предусмотрены штрафы по КоАП. Если карточку заблокировали, не удаляйте и не пересоздавайте ее: сохраните уведомление, документы и переписку - это доказательства для обращения.
Как не пропустить проблему с документами
Документы ломаются тихо: у декларации кончился срок, в карточке сменили код, площадка поменяла поле. Узнают об этом обычно по скрытой карточке.
Кабинет SkuScan подключается к WB ключом только на чтение и видит вердикт WB по документам каждой вашей карточки. С тарифа «Старт» он предупреждает за полтора месяца до конца срока документа и показывает карточки без документа с остатком в рублях - чтобы начать с тех, где под риском больше денег. Первые 14 дней бесплатно. Проверить одну карточку можно и без регистрации: бесплатный аудит карточки по ссылке на товар.
Если вы только выходите на маркетплейсы, документы - один из первых шагов, до закупки: порядок разобран в инструкциях для Wildberries и для Ozon.